Q. もっち〜さんからの疑問
もしかしたら、本当に恥ずかしい質問なのかもしれませんが、商取引に関して、昔からよくわからないことがあります。
ズバリ、「納品書」って何のために必要なのでしょうか？
これが「領収書」や「請求書」ならわかるのです。「領収書」は、自分がお金を支払ったことの証明になります。また、「請求書」なら、相手から支払いを請求されていることがわかります。しかし、「納品書」は納品された側がもらう書類です。一体この書類で何を証明しているのでしょうか？ いくら納品した側が納品書を発行したところで、納品された側が「そんなの受け取ってないよ」と言い張れば、それで終わりです。納品書は商品の授受の証明にはならないと思うのです。
ネットで買い物をすると、納品書がついている場合と着いていない場合があります。コンビニで買い物をして、納品書をもらったことはありません。
どなたか、納品書の存在意義を教えてください。
★言われてみれば、確かに……。もらった方が受取書を出すべきですよね。
A. ごんたさんから
納品書とは、「今回、あなたに納品した荷物の内訳は、○○です」ということを知らせる書類です。つまり、あなたが商品を手に入れた日を証明する書類になります。
これが何を意味するのか？
製品の保証書などに書かれている保証期間はたいてい、
・お買い上げ日から○年
・商品お引渡し日から○年
と表記されております。
納品書の日付は保証期間の開始日を証明する書類となるのです。たいていは支払を済ませると品物が手元に入るので、領収書が納品を証明する書類を兼ねることになります。
しかし、予約品や注文品などは支払から納品まで日数があきますから、領収書の日付で保証期間を計算すると損をすることになります。個人で納品書が役立つことは他に思い浮かびませんが、企業などでは会計業務的に必要な書類となるのではないかと思います。
正式な商品の授受の証明をするためには、当然ながら受領書を交わすことが必須となるはずです。しかし、販売側が受け取る書類ですからお客さんに煩わしいと思いをさせないよう省略するのではないかと思います。
A. ぺさんから
販売員です。
証明というよりは、「この品名の商品を送りますので、間違いや不良がないか確かめてください」という意味合いが強いと思います。
もっち〜さんがおっしゃったように、ネットショッピングでは納品書がついてきて、コンビニではもらいません。
コンビニは渡す側、受け取る側の両者で一緒に確認がとれますが、通販等はお互い顔を合わせないために受け取る側に確認してもらう必要があります。
たとえば通販で黒いダウンコートを買い、それが不良品だったとします。しかし問い合わせときに「黒いダウンコートが……」といっても、何万点という商品を取扱っている運営側は正確な商品を特定できません。そこで必要になるのは納品書に書かれている品番・色番・サイズなどの細かい情報です。
ネットショッピングで納品書がついたりつかなかったりは、おそらく運営側が購入データを見て対応できると判断し、納品書を省いているのではないかと思います。
これはあくまで私の考えですが、「受取書」にしてしまうと受け取り側は仕事ではないのでちゃんと送り返してくれる人は限られてしまうと思います。（私の店では、一部メーカーは納品書を受け取った証拠として送り返さなければいけない所もあります。仕事だから返しますが、プライベートだと面倒だと感じてしまうと思います。）
A. しげ３さんから
納品書についてですが、企業間の取引の場合ですと「納品書」と「受領書」は基本的にセットで取り扱うことが多いです。
掛け売り（商品を納入してお金の回収は後日）で商品を納入するときに納品書、受領書のセットを渡し、受領書に印鑑（サイン等）をもらってきます。
昔、伝票が手書きのころは納品書は手書き、受領書は複写になるような伝票を使っていました。
工場などで荷物を受け取る部門と支払いを行う部門が違う場合、納品の事実（わざわざ支払いをする部門が現品のチェックに行くのはめんどくさいので納品書で代行）と請求書の付け合せを行う場合があります。
たとえば、掛け売りで月に１回締める場合などは、同じ商品リピートで複数回納品されたり、違う部署に同じ商品が納品されたりする場合もあります。
工場の受取側では納品の事実を把握できていても、支払部門側で把握できていない場合もあります。このように納品の事実を（支払い側が）確認するために使います。
コンビニなど、都度現金でのやり取りの場合には、受取側はその場で商品を受取り、その場で現金を払っているので、納品書兼領収書（レシート）となります。物を渡してお金ももらって売買は終了してしまっているので、あえて商品の受領書をもらうことはありません。
※店によっては、レシートに「納品書兼領収書（請求書）」と書いてある場合もあります。
★なるほど、商品を受け取る人と代金を支払う人が異なる場合には、役立ちますね。ここで、私の勝手な疑問なのですが、では、「納品書」の作成は、法律等で定められていることなのか、それとも、商品を納める側の「サービス」なのでしょうか？
A. しげ３さんから追加情報
会社法では、納品書と請求書などの「証ひょう書類」は10年の保管義務があり、法人税法ではこれらの書類は7年間保存する必要があるそうです。また、個人の事業者の場合、納品書や請求書は5年間保管することが決められています。
保管期間は、事業年度における法人税の確定申告期限から始まります。たとえば、決算期が平成27年12月の法人会社だと、平成27年1月から12月までの事業年度中に発行または受領したすべての納品書や請求書などの証ひょう書類は、確定申告期限である平成28年2月28日から7年の保管期間を義務づけています。
7年間を過ぎればこれらの証ひょう書類を処分しても問題ありませんが、もし7年間の保管期間中に紛失または廃棄したことが発覚すると、納税金額を再計算されて必要以上に払わされることもあるそうです。
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